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经济财会论文
关于"互联网+"时代加强会计档案管理的探讨
发布时间:2017-03-03??浏览次数: 8251
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关于"互联网+"时代加强会计档案管理的探讨

李观霞??山东省日照市莒县寨里河镇人民政府276517

摘要:进入21世纪后,互联网信息技术逐渐渗透到各个领域之中,目前互联网对人们的生活、学习和工作均产生巨大的影响。随着互联网技术和各行各业之间的融合和联系,人们在应用过程中对其的认知也在逐步加深。档案管理是较为传统的信息管理领域,而主要的内容包含了人力资源信息、财务信息和项目信息等。会计档案是财务信息管理中的重要内容,直接关系着财务工作和各单位事业的发展。该文主要分析会计档案管理工作存在的问题,分析“互联网+”对会计档案管理的机遇和挑战,并探究“互联网+”时代加强会计档案管理工作的重要策略。

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关键词:互联网+时代;会计档案管理;加强策略

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引言:科学技术水平的提高为我国社会的发展提供更多的便利,有效提高了会计档案管理的工作效率,为会计行业的发展提供了更加有效的动力。在如今的互联网+时代下,需要会计档案管理人员在实践中不断的进行改进,才能够保障会计档案管理工作不断的有所创新。

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一、会计档案管理的工作范围

会计档案管理的工作主要包括以下四方面:(1)会计档案的前期收集整理工作。会计档案的前期收集整理工作主要是对财务部门形成的会计凭证、账簿和报表数据进行及时整理装订,做好各种电子数据的备份,会计账务的月份结账。(2)会计档案的后期归档保存工作。会计档案的后期归档保存工作主要是对上年的会计凭证、账簿和报表等各项会计核算资料以及备份数据进行盖章加封,登记造册,移交档案部门,分门别类的进行存放和保管。(3)会计档案的应用管理。工作会计档案的应用管理工作主要是用于预算、决策和分析方面的借阅、授权和跟踪管理,同时还涉及到会计档案的检索、共享方面的利用工作。(4)会计档案的安全管理工作。会计档案的安全管理工作主要是会计档案数据的保密、查询控制、病毒防护以及辅助安全管理等。

二、会计档案管理中存在的问题

(一) 信息安全有待加强

网络、计算机、存储器和信息系统是数字档案生存的基础,也是引发安全问

题的风险基地,而会计档案正是基于这种基础的利用模式和保存现状,因此,安全问题是急需要解决的课题。目前存在的主要安全问题如下: 一是会计档案特质层面的安全。经常性或过度性使用正本纸质资料,极易造成正本纸质资料的破损、丢失、毁坏;文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等环境影响容易造成破坏;采用会计软件形成的档案,不仅要将数据保留,还要将其它相关的信息进行保存,但这些方面的电子资料极易被篡改,复制还不留痕迹。 二是数字化技术层面的安全。首先是网络级安全,局域网的内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤没有选择适当的防火墙设备及网络管理软件和可靠的硬件,会出现一台服务器出现故障而导致整个系统的瘫痪等问题。其次是数据级安全。数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪会因数据版本的更新、数据格式的转换、硬件设备的意外损坏、存贮介质的老化、失效、自然灾害等造成的。商品化软件的稳定性和安全也会导致操作系统和数据库管理系统的安全。最后是应用级安全。档案管理信息系统在实际应用操作的过程中的不当会造成不同用户的混合使用,导致数据信息的丢失和泄露。而且不同应用级使用会使会计系统进行破坏、恶意修改、电子偷窃和人工偷窃等舞弊行为发生。

(二)会计档案信息内容不全

目前有的门类会计档案数量较少,内容也相对比较单一,这种局限性会严重影响会计档案的利用率。一些会计档案信息结构缺乏合理性,难以满足多方面工作的需求。此外,会计档案管理人员多是由财会专业的人员开展工作,因此对电算化会计档案认知不足,对计算机会计档案的组织内容掌握不到位,因此容易将存有会计数据和软件的磁递质和其它会计文档资料无法及时给予归档,特别是当会计软件在升级或更换之后,之前的会计文档资料没能及时进行整理归档,导致会计档案资料丢失。

三、“互联网+”对会计档案管理的机遇和挑战

(一)“互联网+”机遇

首先是丰富技术手段。互联网信息技术给会计档案管理提供了多元化的管理手段,传统的档案管理多是通过人工记录、资料整理、备档等开展整个档案管理工作。该种工作方式对人力资源的消耗极大,同时需要投入大量的时间处理繁琐、细微的数据,相应的工作效率低下。互联网思维下的信息系统管理方式能够让资料输入更加便捷,可以大幅降低信息管理的难度,在档案查找时直接通过检索就能实现,同时还可以对档案实施分层管理,明确和加强资料之间的关联性。档案信息的存储形式不再是单一的数字、文字,而可以是视频、图片、语音等,提升了档案管理的准确性。

其次为拓展服务空间。近年来,随着我国社会经济的不断发展,会计档案信息呈爆发式增长。传统的纸质档案信息管理需要占用大量的空间,随着资料的增加无疑要加大对储存空间的投资。互联网思维下的数字信息档案存储系统成本低廉,且能够容纳海量的资料。管理人员能够随时检索、翻阅信息;与此同时还能够对档案进行离线管理和远程服务,打破了档案资料应用时间和存储空间的壁垒,最大程度地提升了服务空间。

(二)“互联网+”驱动下会计档案管理的挑战

首先是管理模式的变革。传统的档案管理模式很依赖管理人才的经验,同时也忽略了档案管理的系统性和科学性,在“互联网+”驱动下的会计档案管理必须构建专业性、标准化的系统,因此要求管理人员不仅要具备会计档案管理的知识,同时还应该熟练掌握互联网信息技术,因此管理模式的变革是会计档案信息化管理面临的最大挑战。

其次为管理难度增加。互联网信息技术会对传统会计档案管理形成巨大冲击,会计档案本身便是一种信息,该种信息的动态性和差异性较强;此外,档案数据的增加会加大会计资料管理的难度。互联网信息技术为基础的档案管理体系依然需要遵循档案管理的基本流程,即数据记录、编档分类、归档和查阅检索等。该种档案信息更加容易丢失和损坏,因此在管理中必须不定期进行备份和检查,以确保数据实时性和准确性。

四、互联网+时代下加强会计档案管理的对策

(一)提高管理意识

档案管理是一门非常复杂的系统性学科,同时具备较强的针对性和理论性。作为专业的财会档案管理人员,需要掌握丰富的财务会计档案管理专业知识的同时,还应该掌握电子文件管理、档案保护技术以及档案信息查询等知识。档案管理人员必须不断提升自身的责任感,紧跟时代发展的潮流,尤其是财务会计部门的人员,要不断的提高自己的管理意识。

(二)构建健全的信用环境

财会档案主要以货币作为计量尺度,在互联网信息技术的支持下采用科学的方法对经济活动进行核算、分析以及监督,所以财会信息必须准确反映各单位所有经济活动环节的信用状况,另外还应该存储具备价值的报表和协议等,而数据信息的形式可以是实物、图像资料、文字、视频等,会计档案的该特点表明其作为各单位的诚信稽考凭证,是潜在的具有法律意义的证据。

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结束语:综上所述,会计档案管理关系着各单位的经营和护患的利益,在“互联网+”思维的引导下给会计档案管理带来的机遇和问题并存,我们应该更好地利用计算机信息技术提升财会档案的管理效率,同时也应该制定相应的措施抵御可能带来的风险,更好地保障相关人员的利益。

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参考文献:

[1].聂敏,张秀英,杨智.互联网+高校财务管理信息化创新应用研究[J].商业经济,2016

[2].颜秋花.互联网时代下财务管理创新发展路径研究[J].时代金融,2017

[3].周荃.企业会计档案管理创新研究——基于新《会计档案管理办法》[D].湘潭大学 .2017

[4].张腊腊.信息化条件下企业会计档案电子化管理研究——以A公司为实例[D].首都经济贸易大学 .2017


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